Crisis: ¿Automatizamos las comunicaciones?

Un concepto esencial a la hora de entender la conveniencia de automatizar las comunicaciones en una situación de crisis es la identificación de la relación existente entre crisis y comunicación.

Las crisis involucran a las personas. Según el tipo de crisis que sea puede involucrar a unas pocas personas, un matrimonio, un departamento, un partido político ó incluso a un país entero.

Siempre que hayan personas detrás de la gestión de una crisis es necesaria la comunicación, por lo tanto necesitamos por igual tener:

- Un buen plan de crisis: Para saber cómo debemos actuar para resolver la contingencia. Respecto a este punto hay una multitud de aproximaciones según industria, tipología de la emergencia, alcance y riesgo de la misma... existe multitud de conocimiento acerca de la gestión de riesgos, continuidad de negocio, recuperación ante desastres e incluso prevención de riesgos laborales.

- Un plan de comunicación: Podemos tener un excelente plan de crisis, unos fantásticos medios preventivos a la espera de entrar en acción, un equipo altamente formado para actuar y unas instalaciones de respaldo superiores a las habituales pero.... si en el momento de actuar, fallan las comunicaciones, no podremos activar el proceso y el impacto será considerable.

Detrás de esta reflexión están las comunicaciones de crisis. Una serie de métodos, procedimientos y tecnologías que pretenden evitar el fracaso de la comunicación en una situación de crisis y para los cuales hay un objetivo fundamental claramente definido:

Que la comunicación a las personas clave se produzca de la manera más rápida y fiable posible.

Para lograr estos objetivos, podemos automatizar las comunicaciones... que un sistema preprogramado para el escenario de crisis sea capaz de notificar rápidamente, adaptarse a la situación, proporcionar medios para actuar en situaciones de alto estress dónde debemos minimizar el factor humano.

La conveniencia a la hora de automatizar las comunicaciones en situaciones críticas depende de diversos factores como el número de personas a las que comunicar, la complejidad del proceso a resolver y los niveles de calidad y seguridad que pretendemos alcanzar, si bien un plan de comunicación para situaciones de crisis es requisito indispensable.

Comunicaciones de Crisis para continuidad de negocio

A cualquier hora, en cualquier lugar. Las comunicaciones de crisis te permiten entregar la información adecuada de manera rápida y fiable a las personas clave.

Los beneficios son evidentes: Todos conocen rápidamente lo que está sucediendo y las instrucciones precisas de cómo deben actuar. De esta manera, el tiempo y coste de resolución de una contingencia mejora de manera significativa.

Las comunicaciones son en muchos casos la clave del éxito en la gestión de crisis. Respecto a las comunicaciones en situaciones de crisis trataremos de abordar cuestiones como:

¿Que tecnología usamos para comunicarnos? ¿La misma que para situaciones de no crisis? ¿Existen alternativas?

¿Que medidas tomamos para que las comunicaciones sean efectivas en situaciones de crisis? ¿Qué debe tener un buen plan de comunicación?

Existen soluciones en el mercado capaces de dar respuesta a estos conceptos. Soluciones que minimizan el factor humano, las dependencias en otros medios y que buscan conseguir resultados predecibles.

Nadie está a salvo de accidentes, cada día son más las organizaciones conscientes de que una correcta política de comunicacion en situaciones críticas les puede ahorrar mucho dinero, reducir el tiempo de recuperación o volver cuanto antes al estado normal de funcionamiento del negocio y que además minimizará los daños a la imagen de la compañía frente a sus clientes, usuarios o competidores y opinión pública.